Hvordan oprettes og sendes leverandør vurderinger.

I denne artikel kigger vi nærmere på hvordan en leverandør vurdering laves, hvor i sender et spørgeskema ud til en eller flere leverandører fra NorthGRC.

Opret vurdering

Inde under leverandør modulet i NorthGRC får i et overblik over alle jeres leverandører. I vil blive præsenteret for to forskellige faner, 'leverandører' og 'Vurderinger'. Hvis i ønsker at lave en vurdering af en leverandør skal i klikke på 'Planlæg vurdering' øverst i en af fanerne.

Når i har klikket på 'planlæg vurdering' skal i udfylde :

Navnet på vurderingen
Startdato for vurderingen
Deadline for hvornår vurderingen senest skal være udfyldt af leverandøren.
Om vurderingen skal gentages, ugentligt, månedligt eller årligt(Valgfrit).
Det vurderings-spørgeskema der skal sendes ud til leverandøren.
Hvilken workbench vurderingen skal tilknyttes (Her vil der altid blive valgt den workbench vurderingen er oprettet i)

Når I klikker på 'næste', skal i tage stilling til hvilken leverandør der skal modtage vurderingen.

Når i har valgt leverandøren vil der komme en liste op med den/de kontaktperson(er) i har tilknyttet til leverandøren. Her vælger i den kontaktperson der skal modtage spørgeskemaet på mail. Hvis du selv er udførende på den leverandør du laver en vurdering på, kan du også vælge dig selv som den person der skal udføre vurderingen. Derved oprettes der også en opgave inde i årshjulet:

Når I klikker på 'næste' igen vil i blive præsenteret for den besked der bliver sendt til kontaktpersonen hos leverandøren. Der er allerede lavet et udkast til titel og brødtekst, som i kan beholde hvis i ønsker. Ellers kan i redigere frit i titel og brødtekst.

I Bunden af vinduet vil i kunne se en liste over labels i kan bruge i mailen. Labelsene bruges til at indsætte informationer til leverandøren fx deadline, navn på vurderingen, kontaktpersonens navn mm.

Når i er tilfredse med den mail der bliver sendt til leverandøren, skal i klikke på 'gem' for at vurderingen bliver oprettet.

Tjek status og send påmindelse

Efterfølgende vil i inde under 'vurderinger' kunne se at jeres nyoprettede vurdering. Her står hvor mange leverandører der har modtaget spørgeskemaet, deadline, startdato og status på vurderingen.

Hvis i har brug for at redigere i vurderingen efter den er oprettet kan i klikke på 'vurderingsstatus' bjælken, og klikke på rediger.

Efterfølgende vil i have mulighed for at redigere vurderingen.

Hvis deadline er ved at udløbe eller er udløbet uden at leverandøren har svaret på spørgeskemaet kan i til højre for statusbjælken klikke på de tre prikker, og vælge 'send påmindelse'.

Herefter skal i vælge hvem der skal modtage en reminder. Hvis i har sendt spørgeskemaet til flere leverandører hvor nogle har svaret, vil i kunne sende en reminder til dem som ikke har besvaret endnu ved at vinge boksen af under modtager feltet.

Efterfølgende kan i på samme vis som da i oprettede vurderingen redigere den besked der skal sendes, eller bruge den besked som allerede er foreslået som titel og brødtekst. Når i er færdige skal i klikke på 'Send'.

Nu er der sendt en påmindelse til leverandøren om at de skal udfylde spørgeskemaet.

Her finder i en guide til at oprette jeres egne spørgeskemaer