Versionering og godkendelse af dokumenter

I NorthGRC er det muligt at versionerer dokumenter, og bede en eller flere brugere om at godkende versionen. 

Dokument Versionering

Når et dokument bliver oprettet, vil det starte med at være i Kladde:

Kladden er den første "version" af dokumentet, som kan redigeres. Når i er færdige med at redigere, kan i oprette en version ved at klikke på Kladde og derefter Opret ny version:

Herefter skal versionen have et versionsnummer. Systemet foreslår selv 1.0, men i kan frit redigere versionsnummeret:

Nu er versionen oprettet. Versioner af dokumenter kan ikke redigeres, hvis i ønsker at redigere dokumentet yderligere skal i navigere tilbage til kladden. Ændringerne i laver kommer ikke med i version 1.0, men vil komme med i den næste version i opretter. Derfor er det også en god ide ikke at oprette en version, før i er sikre på at dokumentet ikke skal redigeres mere. 

I kan skifte mellem versioner og kladden ved at klikke på versionerings menuen:

 

Nye versioner oprettes samme sted som version 1.0:

Hvis man ønsker at slette en version, kan det gøres ved at klikke på de tre prikker og herefter Slet denne version:

 

Godkendelse af dokumenter

Når der er oprettet en version af dokumentet, kan det sendes til godkendelse hos en eller flere personer.

Godkendelses processen startes ved at klikke på Anmod om godkendelse:

 

Herefter åbnes et nyt vindue, hvor godkendelsen oprettes. På billedet ser i:

1. Hvem skal godkendelsen sendes til. Her kan tilføjes en eller flere personer. Der kan også tilføjes teams, så alle personer i teamet bliver bedt om at godkende dokumentet.

2. Skal personen modtage en email notifikation på, at de er blevet bedt om at godkende et dokument. Hvis fluebenet fjernes, vil notifikationsfeltet forsvinde. 

3. Emne feltet på notifikationsmailen

4. Mailens indhold. 

5. Deadline på dokumentet

6. Er det kun en enkelt person der skal godkende, eller alle personer godkendelsen er sendt til

7. De labels i kan benytte i mail notifikationen

Den sidste knap i bunden af skærmbilledet der hedder Godkend nu, kan benyttes til at godkende versionen med det samme. Det kræver at man er ejer af dokumentet, eller at man har Documentmanager rollen. 

 

Når i er færdige med at udfylde informationerne, kan i klikke på næste:

Herefter vil i få en liste over hvem der vil blive bedt om at godkende dokumentet. Dobbelttjek om det er de rigtige personer, eller om der mangler nogle før i klikker på ok for at udføre anmodningen:

Personen/personerne der er blevet bedt om at godkende dokumentet vil modtage en notifikation herom på mail:

I mailen kan man klikke på linket for at blive ført direkte til dokumentet der skal godkendes.

Ude i årshjulet vil der også ligge sig en opgave til den person, som skal godkende dokumentet:

Inde i opgaven vil der være et link, som tager dig direkte til dokumentet der skal godkendes:

 

Når godkenderen åbner dokumentet vil de se at de har muligheden for enten at afvise eller godkende dokumentet:

Ligemeget om der afvises eller godkendes, får godkenderen mulighed for at tilknytte en kommentar til det valg de tager:

Efter godkendelsen, eller afvisningen er udført vil det fremgå øverst i dokumentet, sammen med den kommentar man har tilknyttet:

Ejeren af dokumentet eller brugere med documentmanager rollen kan altid annullere godkendelsen af dokumentet ved at klikke på de tre prikker i hjørnet:

Hvis godkendelsen er blevet afvist, kan afvisningen blive annulleret samme sted hvor godkendelsen annulleres.