RoPA, DPIA & TIA Software til GDPR

Centralisér persondata-dokumentation uden at skabe nye siloer

Vedligehold jeres fulde Fortegnelse over behandlingsaktiviteter (RoPA) i ét struktureret system i stedet for på tværs af flere regneark og skabeloner.

Hver behandlingsaktivitet bliver et levende register, der kan opdateres, gennemgås og refereres til på tværs af jeres compliance-landskab. Statiske oplysninger – såsom dataansvarliges kontaktoplysninger – kan genbruges automatisk, mens brugerdefinerede felter giver jer mulighed for at tilpasse strukturen til organisationens modenhed og driftsmodel.

Det sikrer, at dokumentationen forbliver konsistent på tværs af teams og jurisdiktioner – samtidig med at den afspejler, hvordan data faktisk behandles i praksis.

northgrc-record-of-processing-activities-ropa

Træf risikobaserede DPIA-beslutninger med struktureret vejledning

Ikke alle behandlingsaktiviteter kræver en fuld DPIA, men mange organisationer mangler en konsekvent metode til at træffe disse beslutninger.

Records-modulet indeholder indbyggede foranalyser, der hjælper med at afgøre, hvornår en DPIA er påkrævet, basert på strukturerede kriterier frem for personlige skøn. Når en DPIA er nødvendig, følger vurderingen en klar og vejledt struktur i overensstemmelse med anerkendt best practice, herunder overvejelser om fortrolighed, integritet og tilgængelighed.

Denne tilgang reducerer unødvendigt arbejde, samtidig med at det sikres, at behandlinger med høj risiko får den opmærksomhed og dokumentation, de kræver.

northgrc-data-filtering-decision-control

Udarbejd Transfer Impact Assessments med afsæt i eksisterende RoPA

Transfer Impact Assessments fejler ofte, fordi de duplikerer arbejde, der allerede er udført andre steder.

Med NorthGRC kan TIA’er oprettes direkte på baggrund af eksisterende RoPA-poster og automatisk genbruge oplysninger om datakategorier, formål, leverandører og behandlingssteder. Fælles, globale datalister – eksempelvis for formål og behandlingsgrundlag – sikrer ensartet terminologi på tværs af alle registre.

Resultatet er hurtigere og mere pålidelig dokumentation af overførsler samt et klarere overblik over tredjelandsoverførsler og underdatabehandlere i hele organisationen.

northgrc-structured-data-document-consolidation

Bevar et klart overblik over leverandører og behandlingsrelationer

At vide, hvem der behandler personoplysninger – og hvor – er afgørende for effektiv databeskyttelsesstyring.

Registermodulet knytter hver behandlingsaktivitet til relevante databehandlere og underdatabehandlere og giver øjeblikkelig synlighed i leverandørinvolvering og internationale dataoverførsler. Det gør det lettere at identificere koncentrationsrisici, vurdere overførselseksponering og besvare regulatoriske eller interne forespørgsler med sikkerhed.

I stedet for at skulle rekonstruere relationer under en revision er overblikket altid tilgængeligt og opdateret.

Forbliv revisionsklar med godkendelser, versionsstyring og rapportering

Tilsynsmyndigheder forventer mere end dokumentation – de forventer bevis for gennemgang, beslutningstagning og ansvarlighed.

Records modulet understøtter formelle godkendelsesworkflows, så DPIA’er og TIA’er kan gennemgås og digitalt godkendes af DPO’er eller ledelsen. Når en vurdering er godkendt, låses og versionsstyres den, hvilket skaber et tydeligt og forsvarligt revisionsspor.

Eksportérbare rapporter, der er tilpasset kravene i GDPR artikel 30, kan genereres når som helst og sikrer, at I er forberedte på henvendelser fra tilsynsmyndigheder – uden forhastet dokumentationsarbejde i sidste øjeblik.

Kom hurtigt i gang med bulk-import af eksisterende registre

Hvis jeres Fortegnelse allerede findes i Excel, behøver migreringen ikke at være en barriere.

NorthGRC understøtter masseimport med feltmapping, så eksisterende registre kan overføres effektivt til systemet. Herefter kan I gradvist opbygge struktur, sammenhænge og governance – uden at skulle begynde dokumentationsarbejdet forfra.

Indhold