RoPA, DPIA & TIA Programvare for GDPR

Sentraliser personverndokumentasjon uten å skape nye siloer

Vedlikehold deres komplette Fortegnelse over behandlingsaktiviteter (RoPA) i ett strukturert system i stedet for på tvers av flere regneark og maler.

Hver behandlingsaktivitet blir et levende register som kan oppdateres, gjennomgås og refereres til på tvers av deres compliance-landskap. Statiske opplysninger – som behandlingsansvarliges kontaktinformasjon – kan gjenbrukes automatisk, mens egendefinerte felt gjør det mulig å tilpasse strukturen til organisasjonens modenhet og driftsmodell.

Dette sikrer at dokumentasjonen forblir konsistent på tvers av team og jurisdiksjoner – samtidig som den gjenspeiler hvordan personopplysninger faktisk behandles i praksis.

northgrc-record-of-processing-activities-ropa

Ta risikobaserte DPIA-beslutninger med strukturert veiledning

Ikke alle behandlingsaktiviteter krever en full DPIA, men mange organisasjoner mangler en konsekvent metode for å ta disse beslutningene.

Records-modulen inneholder innebygde forhåndsanalyser som hjelper med å avgjøre når en DPIA er påkrevd, basert på strukturerte kriterier fremfor individuelle vurderinger. Når en DPIA er nødvendig, følger vurderingen en tydelig og veiledet struktur i tråd med anerkjent beste praksis, inkludert vurderinger av konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet.

Denne tilnærmingen reduserer unødvendig arbeid, samtidig som det sikres at behandlinger med høy risiko får den oppmerksomheten og dokumentasjonen de krever.

northgrc-data-filtering-decision-control

Utarbeid Transfer Impact Assessments med utgangspunkt i eksisterende RoPA

Transfer Impact Assessments mislykkes ofte fordi de dupliserer arbeid som allerede er utført andre steder.

Med NorthGRC kan TIA-er opprettes direkte basert på eksisterende RoPA-oppføringer og automatisk gjenbruke informasjon om datakategorier, formål, leverandører og behandlingssteder. Felles, globale datalister – for eksempel for formål og behandlingsgrunnlag – sikrer konsistent terminologi på tvers av alle registre.

Resultatet er raskere og mer pålitelig dokumentasjon av overføringer samt bedre oversikt over tredjelandsoverføringer og underdatabehandlere i hele organisasjonen.

northgrc-structured-data-document-consolidation

Oppretthold tydelig oversikt over leverandører og behandlingsforhold

Å vite hvem som behandler personopplysninger – og hvor – er avgjørende for effektiv personvernstyring.

Records-modulen knytter hver behandlingsaktivitet til relevante databehandlere og underdatabehandlere og gir umiddelbar synlighet i leverandørinvolvering og internasjonale dataoverføringer. Dette gjør det enklere å identifisere konsentrasjonsrisiko, vurdere overføringseksponering og besvare regulatoriske eller interne forespørsler med trygghet.

I stedet for å måtte rekonstruere relasjoner under en revisjon, er oversikten alltid tilgjengelig og oppdatert.

Forbli revisjonsklar med godkjenninger, versjonskontroll og rapportering

Tilsynsmyndigheter forventer mer enn dokumentasjon – de forventer bevis på gjennomgang, beslutningstaking og ansvarlighet.

Records-modulen støtter formelle godkjenningsworkflows, slik at DPIA-er og TIA-er kan gjennomgås og digitalt godkjennes av personvernombud (DPO) eller ledelsen. Når en vurdering er godkjent, låses og versjonshåndteres den, noe som skaper et tydelig og forsvarlig revisjonsspor.

Eksporterbare rapporter tilpasset kravene i GDPR artikkel 30 kan genereres når som helst og sikrer at dere er forberedt på henvendelser fra tilsynsmyndigheter – uten hastverksarbeid i siste liten.

Kom raskt i gang med bulk-import av eksisterende registre

Hvis deres Fortegnelse allerede finnes i Excel, trenger migreringen ikke å være en barriere.

NorthGRC støtter masseimport med feltmapping, slik at eksisterende registre kan overføres effektivt til systemet. Deretter kan dere gradvis bygge struktur, sammenhenger og governance – uten å måtte starte dokumentasjonsarbeidet på nytt.

Innhold