Register, DPIA & TIA för GDPR

Centralisera personuppgiftsdokumentation utan att skapa nya silos

Underhåll ert fullständiga register över behandlingar i ett strukturerat system i stället för i flera kalkylblad och mallar.

Varje behandling blir en levande post som kan uppdateras, granskas och refereras till i hela er compliance-miljö. Statisk information – såsom uppgifter om personuppgiftsansvarig – kan återanvändas automatiskt, medan anpassade fält gör det möjligt att anpassa strukturen efter organisationens mognadsgrad och verksamhetsmodell.

Det säkerställer att dokumentationen förblir konsekvent över team och jurisdiktioner – samtidigt som den speglar hur personuppgifter faktiskt behandlas i praktiken.

northgrc-record-of-processing-activities-ropa

Fatta riskbaserade DPIA-beslut med strukturerad vägledning

Alla behandlingar kräver inte en fullständig konsekvensbedömning (DPIA), men många organisationer saknar en konsekvent metod för att avgöra detta.

Records-modulen innehåller inbyggda förhandsbedömningar som hjälper er att avgöra när en DPIA krävs, baserat på strukturerade kriterier i stället för individuella bedömningar. När en DPIA är nödvändig följer processen en tydlig och vägledd struktur enligt etablerad praxis, inklusive bedömningar av konfidentialitet, integritet och tillgänglighet.

Detta minskar onödigt arbete samtidigt som behandlingar med hög risk får den uppmärksamhet och dokumentation de kräver.

northgrc-data-filtering-decision-control

Skapa Transfer Impact Assessments med utgångspunkt i befintligt register

Transfer Impact Assessments misslyckas ofta eftersom de duplicerar arbete som redan utförts.

Med NorthGRC kan TIA:er skapas direkt från befintliga registerposter och automatiskt återanvända information om datakategorier, ändamål, leverantörer och behandlingsplatser. Globala datalistor – exempelvis för ändamål och rättsliga grunder – säkerställer konsekvent terminologi över alla poster.

Resultatet är snabbare och mer tillförlitlig dokumentation av överföringar samt bättre överblick över tredjelandsöverföringar och underbiträden i hela organisationen.

northgrc-structured-data-document-consolidation

Behåll tydlig överblick över leverantörer och behandlingsrelationer

Att veta vem som behandlar personuppgifter – och var – är avgörande för effektiv dataskyddsstyrning.

Records-modulen kopplar varje behandling till relevanta personuppgiftsbiträden och underbiträden och ger omedelbar insyn i leverantörsinvolvering och internationella dataöverföringar. Det gör det enklare att identifiera koncentrationsrisker, bedöma överföringsexponering och besvara regulatoriska eller interna frågor med trygghet.

I stället för att rekonstruera relationer inför en revision är överblicken alltid tillgänglig och uppdaterad.

Förbli revisionsredo med godkännanden, versionshantering och rapportering

Tillsynsmyndigheter förväntar sig mer än dokumentation – de förväntar sig bevis på granskning, beslutsfattande och ansvar.

Records-modulen stödjer formella godkännandeflöden så att DPIA:er och TIA:er kan granskas och digitalt godkännas av dataskyddsombud (DSO) eller ledning. När en bedömning är godkänd låses och versionshanteras den, vilket skapar ett tydligt och försvarbart revisionsspår.

Exporterbara rapporter anpassade till kraven i GDPR artikel 30 kan genereras när som helst och säkerställer att ni är förberedda vid förfrågningar från tillsynsmyndigheter – utan stress i sista minuten.

Kom igång snabbt med bulkimport av befintliga register

Om ert register redan finns i Excel behöver migreringen inte vara ett hinder.

NorthGRC stödjer massimport med fältmappning så att befintliga poster kan överföras effektivt till systemet. Därefter kan ni gradvis bygga struktur, kopplingar och styrning – utan att börja om från början med dokumentationsarbetet.

Innehåll